La fonctionnalité Publipostage sert à envoyer automatiquement une information par e-mail à partir d’une publication SookSook.

Concrètement, quand un utilisateur publie une information sur un profil, par exemple une machine, un équipement ou une installation, cette fonction permet d’envoyer le contenu aux personnes concernées.

À quoi ça sert ?

Elle permet de transformer une publication SookSook en message d’information automatique.

Exemples d’utilisation :

• informer qu’un équipement est remis en service ;
• prévenir d’un arrêt d’installation ;
• signaler un dépannage en cours ;
• diffuser un rapport de maintenance ;
• envoyer une information sécurité ;
• prévenir d’une intervention programmée ;
• communiquer un diagnostic, contrôle ou inspection ;
• partager une publication avec les abonnés d’un profil.

Exemple simple

Un technicien publie sur le profil :

“Distributeur FB-40 remis en service après intervention.”

Avec le publipostage, cette information peut être envoyée automatiquement par e-mail aux personnes concernées : maintenance, exploitation, sécurité, utilisateurs, entreprises extérieures, etc.

Rôle des réglages visibles sur la page

Autoriser le publipostage
Permet d’activer ou non l’envoi automatique des mails.

Mots-clés
Permet de cibler certaines publications selon les mots présents dans le contenu.
Exemple : “remise en service”, “panne”, “maintenance”, “arrêt”.

Choix de publication
Permet de choisir ce qui est envoyé :

• seulement le texte du mail ;
• seulement le texte du PDF ;
• seulement le PDF ;
• les deux ;
• ou l’ensemble des éléments.

Catégorie publication
Permet de filtrer les types de publications à envoyer :

• Diagnostic / Contrôle / Inspection ;
• Maintenance ;
• Réparation / Dépannage / Travaux.

Mots-clés à exclure
Permet d’éviter l’envoi de certaines publications inutiles ou non concernées.

Les avantages

Cette fonctionnalité évite de devoir refaire plusieurs fois le même message par mail.
L’utilisateur publie une fois sur SookSook, puis l’information peut être diffusée automatiquement aux bonnes personnes.

Elle apporte surtout :

• un gain de temps ;
• une meilleure diffusion de l’information ;
• moins d’oublis ;
• une meilleure traçabilité ;
• une communication plus claire entre terrain, maintenance et exploitation ;
• une information centralisée sur le profil concerné ;
• une alerte rapide pour les personnes abonnées.

La page publipostage permet de configurer les automatisations de diffusion des publications réalisées dans SookSook.

Cette fonctionnalité est utilisée pour :

• envoyer automatiquement des e-mails,
• diffuser des notifications,
• transmettre des publications,
• alerter des contacts,
• automatiser la communication terrain/bureau.

1. Objectif du publipostage

Le publipostage transforme une publication terrain en communication automatique.

Exemple

Lorsqu’un agent publie :

• un moment sécurité,
• un rapport,
• une panne,
• un diagnostic,
• une intervention,

le système peut automatiquement :

• envoyer un e-mail,
• prévenir les abonnés,
• diffuser à une liste de contacts,
• transmettre à des responsables,
• alimenter un workflow.

2. Champ « sujet »

Le champ :

publipostage

permet de définir le sujet utilisé dans les e-mails automatiques.

Exemple possible

3. Modèle d’e-mail

La zone :

modele email

permet de personnaliser le contenu des messages envoyés automatiquement.

Cela permet :

• d’ajouter un texte personnalisé,
• insérer des informations terrain,
• adapter le ton des notifications,
• structurer les newsletters automatiques.

4. Choix des publications concernées

La section :

Choix des publications

permet de définir quelles publications déclenchent les automatisations.

Exemples de publications

5. Filtrage par catégories

L’utilisateur peut sélectionner les catégories concernées.

Exemple visible

6. Choix des destinataires

Le système permet de définir à qui envoyer automatiquement les publications.

Exemples

7. Modes d’envoi

Le publipostage peut permettre :

• l’envoi e-mail,
• les newsletters,
• les notifications automatiques,
• les workflows de publication,
• les transmissions vers systèmes externes.

8. Personnalisation des messages

La grande zone de texte permet :

• d’ajouter du contenu personnalisé,
• insérer des consignes,
• ajouter des informations sécurité,
• structurer le message envoyé.

Exemple

Une publication terrain peut automatiquement générer :

• le titre,
• l’auteur,
• la machine,
• les risques,
• les EPI,
• les photos,
• les documents joints.

9. Bouton « MODIFIER »

Le bouton :

MODIFIER

permet :

• de changer les règles de visibilité,
• gérer les accès,
• sécuriser les paramètres.

10. Enregistrement des paramètres

Le bouton :

Enregistrer les modifications

sauvegarde :

• les règles d’automatisation,
• les filtres,
• les modèles d’e-mails,
• les catégories sélectionnées.

11. Utilité terrain et bureau

Le publipostage permet de relier :

12. Exemple concret

Technicien ascensoriste

Lorsqu’il publie :

Moment sécurité ascensoriste

SookSook peut automatiquement :

• envoyer un e-mail aux responsables,
• notifier les abonnés,
• transmettre aux équipes,
• archiver la publication,
• intégrer les données dans l’historique.

13. Vision SookSook

Dans SookSook, le publipostage transforme :

une simple publication terrain

en

flux d’information automatisé et traçable.

14. Philosophie du système

Le publipostage permet :

• une communication rapide,
• une meilleure réactivité,
• une diffusion structurée,
• une supervision temps réel,
• une continuité entre terrain et bureau.

Chaque publication peut ainsi devenir :

• une alerte,
• une newsletter,
• une notification,
• une preuve,
• un élément de suivi opérationnel.