17. Gestion des pièces jointes

L’intégration ne se limite pas aux données textuelles.

Dans un environnement industriel ou opérationnel, la donnée seule ne suffit pas.
Ce qui fait la valeur réelle d’un flux, c’est sa capacité à être justifié, prouvé et contextualisé.

C’est pourquoi le module doit permettre d’associer au flux XML un ensemble de pièces jointes, qui représentent la preuve terrain.

Ces pièces peuvent inclure :

• PDF (rapports, permis, comptes rendus),

• images (photos terrain, anomalies, avant/après),

• scans (documents signés, contrôles),

• formulaires exportés,

• rapports générés automatiquement,

• documents techniques ou réglementaires.

L’objectif est de transmettre non seulement l’information, mais aussi la preuve documentaire associée.

17.1 Centralisation des pièces jointes

Le module doit permettre de centraliser toutes les pièces liées à une action terrain ou à un objet métier.

Chaque intervention, rapport ou formulaire doit pouvoir regrouper :

• ses photos,

• ses documents,

• ses preuves,

• ses exports.

Cette centralisation permet :

• d’éviter la dispersion (emails, dossiers locaux, WhatsApp…),

• de garantir que tout est attaché au bon objet,

• de simplifier la transmission vers les systèmes cibles,

• de créer une traçabilité complète.

Ainsi, chaque flux devient un dossier complet, et non une simple ligne de données.

17.2 Association au flux XML

Les pièces jointes doivent pouvoir être associées directement au flux XML généré.

Cette association peut se faire de plusieurs manières :

• inclusion dans une archive (ZIP avec XML + fichiers),

• lien vers les documents stockés,

• encodage en base64 (selon contraintes ERP),

• transmission parallèle via API ou SFTP.

Le module doit gérer :

• la correspondance entre le XML et ses pièces,

• l’identification unique des fichiers,

• la cohérence entre le contenu du XML et les documents envoyés.

Exemple :

• un rapport d’intervention XML doit être accompagné du PDF correspondant,

• une anomalie doit inclure les photos associées,

• un permis doit inclure sa version signée.

Cela garantit que le système cible reçoit un flux enrichi et exploitable.

17.3 Types de fichiers supportés

Le module doit supporter différents formats de fichiers, en fonction des usages terrain.

Les formats principaux incluent :

• PDF (standard documentaire),

• JPEG / PNG (photos terrain),

• fichiers scannés,

• exports générés (formulaires, rapports),

• éventuellement documents bureautiques (Word, Excel).

Il est important que le système :

• reconnaisse les formats,

• vérifie leur validité,

• assure leur lisibilité,

• évite les formats incompatibles avec la cible.

Cette gestion garantit que les documents restent exploitables dans le temps.

17.4 Nommage et structuration des fichiers

Chaque pièce jointe doit être nommée et structurée de manière cohérente et standardisée.

Un bon nommage permet :

• d’identifier rapidement le contenu,

• d’éviter les doublons,

• de faciliter la recherche,

• de garantir la compatibilité avec les systèmes externes.

Le nom peut intégrer :

• identifiant de l’objet (ex : avis, équipement),

• type de document,

• date,

• version,

• auteur ou source.

Exemple :

SK_AVIS_1209961516_RAPPORT_2026-03-20.pdf

Le module doit gérer automatiquement ces conventions pour éviter les erreurs humaines.

17.5 Traçabilité des pièces jointes

Comme pour le XML, les pièces jointes doivent être traçables.

Le système doit savoir :

• qui a ajouté le document,

• quand il a été ajouté,

• à quel objet il est lié,

• s’il a été modifié ou remplacé,

• s’il a été transmis ou non.

Cette traçabilité est essentielle pour :

• les audits,

• la conformité réglementaire,

• la gestion des litiges,

• la preuve d’intervention.

Chaque fichier devient ainsi une preuve horodatée et contextualisée.

17.6 Vérification des pièces jointes

Le module doit pouvoir contrôler les pièces jointes avant leur intégration ou leur envoi.

Les vérifications peuvent inclure :

• présence obligatoire de certains documents,

• taille maximale,

• format autorisé,

• lisibilité du fichier,

• cohérence avec le type d’intervention.

Par exemple :

• un permis doit obligatoirement être joint,

• un rapport sans photo peut être bloqué selon la règle métier,

• un document corrompu doit être refusé.

Ces contrôles permettent d’éviter l’envoi de flux incomplets ou inutilisables.