Perché 1 ora al massimo

PERCHÉ NON DOVREBBE ASPETTARE PIÙ DI UN'ORA

Né iniziare una nuova attività prima di scrivere il rapporto di intervento, la diagnosi o il rapporto

Nel metodo di lavoro SOOKSOOK, un principio è essenziale:
un rapporto di intervento, una diagnosi o qualsiasi altro rapporto deve essere scritto subito dopo l'azione, idealmente entro un'ora, e prima di iniziare una nuova attività.

Questo principio può sembrare semplice, ma ha una grande importanza.
Incide direttamente sulla qualità delle informazioni, sull’affidabilità dei feedback sul campo, sulla tracciabilità, sulla sicurezza e sul valore reale del lavoro svolto.

1. Perché la memoria si deteriora molto rapidamente

Subito dopo un intervento, gli elementi sono ancora freschi nella mente:

il contesto esatto
le anomalie osservate
le azioni svolte
le difficoltà incontrate
scambi importanti
osservazioni visive
le ipotesi formulate
dettagli tecnici utili

Ma più passa il tempo, più la memoria perde precisione.

Oltre un certo periodo di tempo, e in particolare oltre un'ora, spesso si inizia a:

dimenticare i dettagli
mescolare determinati elementi
semplificare eccessivamente
riformulare meno fedelmente
omettere ciò che in quel momento sembrava ovvio

Il cervello non trattiene tutto con la stessa chiarezza.
Ciò che non è formalizzato comincia presto a svanire.

2. Perché diventiamo meno precisi

Un buon report non dovrebbe limitarsi a dire che un’azione è stata eseguita.
Deve anche rifletterecosa è realmente accaduto.

Tuttavia, quando aspettiamo troppo a lungo, perdiamo finezza nella restituzione.

Diventiamo più vaghi su:

i passaggi esatti
l'ordine degli eventi
i sintomi osservati
le prove effettuate
reazioni dell'apparecchiatura
punti di vigilanza
le reali condizioni dell’intervento

Il resoconto diventa allora più povero, meno utile e meno utilizzabile.

Può rimanere corretto a grandi linee, ma perde il suo valore tecnico e operativo.

3. Perché il cervello sta già pianificando il compito successivo

Nel lavoro reale, le giornate spesso passano velocemente.
Una volta completato un intervento, un'altra attività è già in attesa:

un'altra riparazione
un'altra richiesta
un'altra emergenza
un'altra chiamata
un'altra priorità

Il problema è che, non appena passiamo mentalmente al passaggio successivo, la nostra attenzione abbandona l’intervento precedente.

Il cervello inizia quindi a concentrarsi su:

cosa fare dopo
cosa non dimenticare
ciò che preme
che succede
ciò che resta da elaborare

Da questo momento in poi la qualità del rendimento dell’azione precedente diminuisce.
Scriviamo meno con la mente ferma nell'intervento, e più con la voglia di passare ad altro.

Il rapporto diventa più veloce, più meccanico, a volte più superficiale.

4. Perché un nuovo compito inquina la lettura di quello precedente

Iniziare un nuovo intervento prima di aver scritto la relazione del precedente crea un rischio di confusione.

Le informazioni possono essere mescolate:

i sintomi osservati
i luoghi
gli orari
l'attrezzatura
gli interlocutori
le prove effettuate
conclusioni tecniche

Anche quando pensi di avere la situazione sotto controllo, la semplice sequenza di azioni può alterare la lucidità del ricordo.

Ciò è ancora più vero quando le giornate sono impegnative, ripetitive o tecniche.

Scrivere prima di andare avanti ti consente di farlochiudere correttamente un'azione prima di aprirne un'altra.

5. Perché la pigrizia intellettuale finisce per prendere il sopravvento

Bisogna anche dire le cose chiaramente:
Più aspettiamo, più tendiamo a rimandare.

All’inizio diciamo a noi stessi:

“Lo farò un po’ più tardi”
“Ricorderò”
“non importa, ho ancora la bozza”

Poi, col tempo, può comparire una forma di stanchezza o pigrizia intellettuale.
Non vogliamo più fare lo sforzo mentale per rituffarci esattamente in quello che è successo.

Proviamo quindi ad andare più veloci.
Semplifichiamo.
Riassumiamo troppo.
Scriviamo il minimo.

Questa non è necessariamente cattiva volontà.
Questo è spesso un meccanismo naturale: più un compito viene ritardato, più diventa mentalmente pesante e meno abbiamo voglia di gestirlo con precisione.

È proprio per evitare ciò che il metodo SOOKSOOK impone una logica semplice:
scriviamo mentre l'intervento è ancora vivo nella mente.

6. Perché una relazione scritta sul momento ha più valore

Un rapporto scritto subito dopo l’intervento è generalmente:

più fedele
più preciso
più concreto
più utile
più credibile
più utilizzabile da altri

Rende meglio:

la realtà sul campo
condizioni reali
i sintomi osservati
le azioni svolte
logica diagnostica
cose a cui prestare attenzione
il seguito

In altre parole, ha un reale valore operativo.

Al contrario, un rapporto scritto troppo tardi rischia di essere più amministrativo che tecnico, più approssimativo che accurato.

7. Perché la relazione serve anche agli altri

Un rapporto non è solo un documento che compili per te stesso.
Serve anche ad altre persone:

colleghi
responsables
encadrants
datori di ordini
partenaires
tecnici che poi interverranno
persone incaricate del monitoraggio

Se il resoconto è incompleto o impreciso, altri lavorano con una visione degradata della realtà.

Possono quindi:

fraintendere il problema
perdere tempo
ripetere i controlli già effettuati
prepararsi male per ciò che verrà dopo
perdere un dettaglio importante.

Scrivere velocemente e correttamente significa anche rispettare il lavoro collettivo.

8. Perché la tracciabilità dipende dalla qualità del momento della scrittura

La tracciabilità non significa solo avere un report.
Consiste nell'avere abuon rapporto, scritto al momento giusto, con il giusto livello di qualità.

Se la denuncia viene presentata troppo tardi la traccia può esistere, ma risulta indebolita.

Una tracciabilità utile deve consentire di comprendere:

quanto osservato
cosa è stato fatto
perché è stato fatto questo
a quali condizioni
con quali risultati
quali conseguenze sono previste

Questa qualità dipende fortemente dalla vicinanza tra l'azione e la scrittura.

9. Perché rafforza il rigore professionale

Abituarsi a scrivere immediatamente o entro l’ora successiva, prima di qualsiasi nuovo compito, sviluppa una sana disciplina lavorativa.

Ciò ti consente di:

chiudere correttamente un intervento
mantenere un elevato livello di standard
evitare l’accumulo di ritardi
mantenere una logica chiara durante la giornata
valorizzare il proprio lavoro
produrre informazioni serie e utilizzabili

E' indice di professionalità.

Un lavoro ben fatto non si ferma all’azione tecnica.
Include anche la qualità del feedback sull'intervento.

10. La semplice regola del metodo SOOKSOOK

Il metodo SOOKSOOK mantiene quindi una regola chiara:

Dopo un intervento, una diagnosi o un'azione significativa, il rapporto deve essere scritto prima di iniziare qualsiasi altra cosa, e preferibilmente entro un'ora al massimo.

Per quello

Perché oltre:

dimentichiamo gli elementi
diventiamo meno precisi
mescoliamo le informazioni più facilmente
il cervello sta già pianificando in anticipo
la qualità del feedback diminuisce
aumenta la pigrizia intellettuale
il valore del rapporto diminuisce