لماذا 1 ساعة كحد أقصى

لماذا لا ينبغي عليك الانتظار أكثر من ساعة

ولا تبدأ مهمة جديدة قبل كتابة تقرير التدخل أو التشخيص أو التقرير

في طريقة عمل SOOKSOOK، هناك مبدأ واحد أساسي:
يجب كتابة تقرير التدخل أو التشخيص أو أي تقرير آخر بسرعة بعد الإجراء، ومن الأفضل خلال ساعة، وقبل البدء بمهمة جديدة.

قد يبدو هذا المبدأ بسيطا، ولكن له أهمية كبيرة.
فهو يؤثر بشكل مباشر على جودة المعلومات، وموثوقية ردود الفعل الميدانية، وإمكانية التتبع، والأمن، والقيمة الحقيقية للعمل المنجز.

1. لأن الذاكرة تتدهور بسرعة كبيرة

بعد التدخل مباشرة، تظل العناصر حاضرة في الذهن:

السياق الدقيق
الشذوذات التي لوحظت
الإجراءات التي تم تنفيذها
الصعوبات التي واجهتها
التبادلات الهامة
الملاحظات البصرية
الفرضيات التي صيغت
تفاصيل فنية مفيدة

ولكن كلما مر الوقت، كلما فقدت الذاكرة الدقة.

بعد مرور فترة زمنية معينة، وخاصة بعد مرور ساعة، غالبًا ما نبدأ بما يلي:

نسيان التفاصيل
مزج عناصر معينة
المبالغة في التبسيط
إعادة صياغة أقل إخلاصا
حذف ما بدا واضحا في ذلك الوقت

لا يحتفظ الدماغ بكل شيء بنفس الوضوح.
ما لم يتم إضفاء الطابع الرسمي عليه يبدأ بسرعة في التلاشي.

2. لأننا نصبح أقل دقة

لا ينبغي للتقرير الجيد أن يشير فقط إلى أنه تم تنفيذ إجراء ما.
ويجب أن تعكس أيضاما حدث حقا.

ومع ذلك، عندما ننتظر طويلاً، نفقد البراعة في التعويض.

لقد أصبحنا أكثر غموضًا بشأن:

الخطوات الدقيقة
ترتيب الأحداث
الأعراض التي لوحظت
الاختبارات التي أجريت
ردود فعل المعدات
نقاط اليقظة
الظروف الحقيقية للتدخل

ويصبح التقرير بعد ذلك أكثر فقراً وأقل فائدة وأقل قابلية للاستخدام.

وقد يظل صحيحا على نطاق واسع، لكنه يفقد قيمته الفنية والتشغيلية.

3. لأن الدماغ يخطط بالفعل للمهمة التالية

في العمل الحقيقي، غالبًا ما تتحرك الأيام بسرعة.
بمجرد اكتمال التدخل، تكون هناك مهمة أخرى في انتظارك بالفعل:

un autre dépannage
طلب آخر
حالة طوارئ أخرى
مكالمة أخرى
أولوية أخرى

المشكلة هي أنه بمجرد أن ننتقل ذهنيًا إلى الخطوة التالية، فإن انتباهنا يترك التدخل السابق.

ثم يبدأ الدماغ بالتركيز على:

ماذا تفعل بعد ذلك
ما لا ننسى
ما هو الضغط
ماذا يحدث
ما تبقى ليتم معالجتها

ومن هذه النقطة فصاعدًا، تنخفض جودة العائد على الإجراء السابق.
نحن نكتب بشكل أقل والعقل لا يزال في المداخلة، وأكثر مع الرغبة في الانتقال إلى شيء آخر.

تصبح العلاقة أسرع وأكثر ميكانيكية وأحيانًا أكثر سطحية.

4. لأن المهمة الجديدة تلوث قراءة المهمة السابقة

إن بدء تدخل جديد قبل كتابة التقرير الخاص بالتدخل السابق يخلق خطر حدوث ارتباك.

يمكن خلط المعلومات:

الأعراض التي لوحظت
الأماكن
الجداول
المعدات
المحاورين
الاختبارات التي أجريت
الاستنتاجات الفنية

حتى عندما تعتقد أن الوضع تحت السيطرة، فإن التسلسل البسيط للإجراءات يمكن أن يغير وضوح الذاكرة.

وينطبق هذا بشكل أكبر عندما تكون الأيام مزدحمة أو متكررة أو تقنية.

الكتابة قبل الانتقال تسمح لك بذلكإغلاق إجراء بشكل صحيح قبل فتح آخر.

5. لأن الكسل الفكري ينتهي به الأمر إلى السيطرة

نحتاج أيضًا إلى قول الأشياء بوضوح:
كلما طال انتظارنا، كلما زاد ميلنا إلى التأجيل.

في البداية نقول لأنفسنا:

"سأفعل ذلك بعد قليل"
"سوف أتذكر"
"لا يهم، لا يزال لدي المخطط"

ثم مع مرور الوقت قد يظهر شكل من أشكال التعب أو الكسل الفكري.
لم نعد نريد بذل الجهد العقلي للغوص مرة أخرى في ما حدث بالضبط.

ثم نحاول أن نذهب بشكل أسرع.
نحن نبسط.
نحن نلخص الكثير.
نكتب الحد الأدنى.

وهذا ليس بالضرورة سوء نية.
غالبًا ما تكون هذه آلية طبيعية: كلما تأخرت المهمة، أصبحت أكثر ثقلًا ذهنيًا، وقل رغبتنا في التعامل معها بدقة.

لتجنب هذا بالتحديد، تفرض طريقة SOOKSOOK منطقًا بسيطًا:
نكتب والمداخلة لا تزال حية في العقل.

6. لأن التقرير المكتوب على الفور له قيمة أكبر

التقرير المكتوب بسرعة بعد التدخل بشكل عام هو:

أكثر إخلاصا
أكثر دقة
أكثر ملموسة
أكثر فائدة
أكثر مصداقية
أكثر قابلية للاستخدام من قبل الآخرين

فإنه يجعل أفضل:

الواقع على الأرض
ظروف حقيقية
الأعراض التي لوحظت
الإجراءات التي تم تنفيذها
المنطق التشخيصي
أشياء يجب الحذر منها
المتابعة

وبعبارة أخرى، فإن لها قيمة تشغيلية حقيقية.

وعلى العكس من ذلك، فإن التقرير الذي يتم كتابته في وقت متأخر جدًا قد يكون أكثر إدارية منه تقنيًا، وأكثر تقريبيًا من الدقة.

7. لأن التقرير يخدم الآخرين أيضًا

التقرير ليس مجرد مستند تملأه بنفسك.
كما أنه يخدم أشخاصًا آخرين:

زملاء
responsables
encadrants
مقدمي الطلبات
partenaires
الفنيين الذين سوف يتدخلون بعد ذلك
الأشخاص المسؤولين عن المراقبة

إذا كان التقرير غير كامل أو غير دقيق، فإن الآخرين يعملون بنظرة متدهورة للواقع.

يمكنهم بعد ذلك:

أسيء فهم المشكلة
إضاعة الوقت
كرر الشيكات التي تم تنفيذها بالفعل
سوء الاستعداد لما سيأتي بعد ذلك
يغيب عن التفاصيل الهامة.

الكتابة بسرعة وبشكل صحيح تعني أيضًا احترام العمل الجماعي.

8. لأن إمكانية التتبع تعتمد على جودة لحظة الكتابة

التتبع لا يقتصر فقط على وجود تقرير.
يتكون من وجودتقرير جيد، مكتوبًا في الوقت المناسب وبالمستوى المناسب من الجودة.

إذا تم تقديم التقرير بعد فوات الأوان، فقد يكون التتبع موجودًا، ولكنه ضعيف.

يجب أن تتيح عملية التتبع المفيدة فهم ما يلي:

ما لوحظ
ما تم القيام به
لماذا تم ذلك
تحت أي ظروف
مع ما النتائج
ما هي العواقب المتوخاة

وتعتمد هذه الجودة بقوة على القرب بين الفعل والكتابة.

9. لأنه يعزز الصرامة المهنية

إن التعود على الكتابة على الفور أو خلال الساعة التالية، قبل أي مهمة جديدة، يطور الانضباط الصحي في العمل.

هذا يسمح لك بما يلي:

إغلاق التدخل بشكل صحيح
الحفاظ على مستوى عال من المعايير
تجنب تراكم التأخير
احتفظ بمنطق واضح خلال النهار
قيمة عملك الخاص
إنتاج معلومات جادة وقابلة للاستخدام

إنها علامة على الاحتراف.

العمل الجيد لا يتوقف عند الإجراء الفني.
ويشمل أيضًا جودة ردود الفعل على التدخل.

10. القاعدة البسيطة لطريقة SOOKSOOK

لذلك تحتفظ طريقة SOOKSOOK بقاعدة واضحة:

بعد التدخل أو التشخيص أو الإجراء المهم، يجب كتابة التقرير قبل البدء بأي شيء آخر، ومن الأفضل أن يتم ذلك خلال ساعة كحد أقصى.

لماذا

لأنه أبعد من:

ننسى العناصر
نصبح أقل دقة
نحن نخلط المعلومات بسهولة أكبر
الدماغ يخطط بالفعل للمستقبل
تنخفض جودة التعليقات
ويزداد الكسل الفكري
تنخفض قيمة النسبة